أساليب الترويج- 3- الترويج من خلال البريد الإليكتروني(الجزء الأول)

 يروق أسلوب الترويج من خلال البريد الإليكتروني للعديد من شركات التجارة الإليكترونية، وذلك ببساطة بسبب العدد المجرد لعناوين البريد الإليكتروني في العالم وعدد رسائل البريد الإليكتروني التي يتم إرسالها يومياً، ومن ثم فإن استخدام البريد الإليكتروني في ترويج منتجات شركتك العاملة في مجال التجارة الإليكترونية لهو فن رفيع.
ونظراً لأن مستخدمي الإنترنت يحتاطون من رسائل البريد الإليكتروني المفرطة، يجب عليك التعامل مع عملية الترويج لمنتجاتك من خلال البريد الإليكتروني على نحو حذر لتلافي مخاطر هذا الأسلوب.

خلفية موجزة عن البريد الإليكتروني:           

لا نبالغ إذا قلنا أن البريد الإليكتروني هو السبب في ظهور الإنترنت من الأساس، لقد تم إنشاء نظام ARPANET، وهو نواة شبكة الإنترنت كما هو معروف حالياً، على أنه نظام يضمن الاتصال بين مراكز الأبحاث الحساسة والجهات العسكرية حتى في حالة تدمير أجزاء من الشبكة، وكانت الوسيلة إلى ذلك هي الرسالة الإليكترونية النصية.
رغم أن البريد الإليكتروني كان مستخدماً لفترة طويلة، فلم يكن فعالاً للغاية في عملية التسويق حتى أوائل التسعينيات، وحتى هذه الفترة لم تتصل أغلب خدمات الإنترنت التي تستخدم البريد الإليكتروني بصورة مباشرة بالإنترنت ولم يحدث تبادل للرسائل بينها بصورة ثابتة.
لقد كان المستخدمون مقسمين إلى مجتمعات على الإنترنت منفصلة عن بعضها البعض تبعاً لخدمات البريد الإليكتروني المستخدمة.
وفي أوائل التسعينيات، تمكن المستخدمون الذين يعتمدون على خدمات مختلفة على الإنترنت من توجيه رسائل نصية فقط لبعضهم البعض من خلال بوابات اتصال الإنترنت (وسائل لتحويل عنوان البريد الإليكتروني للخدمة المستخدمة على الإنترنت وتنسيقات الرسائل إلى نموذج يمكن التعامل معه من خلال الإنترنت)، وتم بذلك الربط بين عدد كبير من المتاح لهم الوصول إلى البريد الإليكتروني عبر الإنترنت من خلال مزود خدمة الإنترنت أو الجامعات أو الهيئات الحكومية أو مصدر آخر، فأصبح البريد الإليكتروني بذلك أداة حيوية في التسويق بعد أن أزيل العائق أمام تبادل النصوص بين الخدمات المختلفة على الإنترنت.

الإعلان من خلال البريد الإليكتروني:

إن أفضل وسيلة يمكنك من خلالها توصيل رسالتك للآلاف من العملاء المحتملين هي الإعلان عن منتجاتك من خلال نشرة البريد الإليكتروني الخاصة بشخص آخر، وهذا وتتمتع المواقع التي تهتم بالمحتويات – مثل المجلات المتاحة على الإنترنت – في الغالب بنشرة بريد إليكترونية تصدر في كل مرة تتم فيها إضافة محتويات جديدة إلى الموقع. ومن الممكن في هذا الصدد إرسال رسائل البريد الإليكتروني التي تهتم بالموضوع بشكل دوري. ويمكن القول أن عناوين البريد الإليكتروني التي يتم إرسال هذه المراسلات إليها تنتمي إلى أشخاص هم في واقع الحال قراء مخلصين لموقع الويب طلبوا أن يتم إرسال هذه المراسلات إليهم. ويدرك هؤلاء القراء ضرورة وجود إعلانين أو ثلاثة إعلانات مدرجة في كل من هذه المراسلات ويرجع السبب في ذلك إلى أن مواقع الويب التي تهتم بالمحتوى تعتمد على الإعلانات فقط من أجل الإيرادات.
وعلى الجانب الآخر فإن الإعلان من خلال البريد الإليكتروني الخاص بشخص آخر لهو أمر لا ينطوي على أية مخاطرة، إذ أنك لن تكون مسئولاً عن إرسال رسالة البريد الإليكتروني إلى أشخاص لم يطلبونها أو لم يشتركوا فيها، كذلك لن يقع عليك أي لوم إذا شعر الأشخاص المدرجون على قائمة المراسلات أنهم يتلقون رسائل بريد إليكتروني أكثر من اللازم.

مزايا البريد الإليكتروني:

للبريد الإليكتروني أهمية كبرى بالنسبة للعاملين في مجال التسويق، وذلك للأسباب الثلاثة التالية:

1- التوافر:

إن كل اشتراك على الإنترنت يتضمن استخدام خدمات البريد الإليكتروني، سواء تم الاشتراك من خلال مزود خدمة الإنترنت ( ISP )، أو كان للمستخدم إمكانية الوصول إلى الويب من خلال عمله أو كان يستخدم خدمة تجارية على الإنترنت.
إن مستخدمي البريد الإليكتروني يصلون إلى الملايين، وهو كم يفوق عدد المتعاقدين مع مزودي خدمة الإنترنت أو المستخدمين لخدمات الإنترنت أو شبكة الويب العالمية، بل إنه يمكن الآن استقبال رسائل البريد الإليكتروني على أنواع متعددة من التليفونات المحمولة، فالبريد الإليكتروني هو أبسط وسيلة اتصال شائعة جديرة بالثقة، فهو يربط الأفراد معاً عبر الإنترنت بنقل المعلومات بينهم في صورة نصوص بسيطة.

2- انخفاض التكلفة:

تنخفض تكاليف الترويج بالبريد الالكتروني

لقد أصبح الاتصال عبر الإنترنت يتم بطلب عدة أرقام بدلاً من الاشتراك بالخدمة، وبالتالي لا تتكلف رسالة البريد الإليكتروني أكثر من الوقت المستغرق في كتابتها وإرسالها، كما أنه ليس هناك جهاز معين يلزم أن يتوافر لدى مستقبل الرسالة حتى يتمكن من قراءتها، ولكن يكفي لذلك الحصول على برنامج بريد إليكتروني يكون متضمناً بالفعل في مجموعة البرامج الحسابية المالية أو برامج المشتركين في خدمات America Online أو مجموعة برامج تصفح الويب مثل Netscape Communicator و Microsoft Internet Explorer ( مثل برنامج Microsoft Outlook Express ).

3- سهولة الاستخدام:

إن كتابة رسالة بريد إليكتروني لا تتطلب مهارة تزيد عن كتابة ملحوظة مختصرة ثم النقر فوق زر Send. كما أن استقبال الرسالة لا يقل عن ذلك سهولة، فالأمر لا يتطلب أكثر من معرفة كيفية التعامل مع جهاز الكمبيوتر بالإضافة إلى مهارات القراءة والكتابة العادية.
نتيجة هذه العوامل الثلاثة، يعد البريد الإليكتروني - سواء كانت الرسالة موجهة إلى فرد واحد أو مجموعة من الأفراد أم صادرة من قائمة بريد إليكتروني آلية- الوسيلة المتبعة عالمياً للاتصال بأي فرد على الإنترنت.

مبادئ استخدام البريد الإليكتروني:

يتم تبادل رسائل البريد الإليكتروني بين طرفين، أي أنه وسيلة شخصية للغاية. ففي واقع الأمر، يعد البريد الإليكتروني أكثر خصوصية من البريد العادي. كما أن هناك أمور ينبغي الالتزام بها وأخرى ينبغي تجنبها عند التسويق من خلال البريد الإليكتروني، تماماً كالبريد العادي، وهناك مجموعة من القواعد المتعارف عليها للسلوك اللائق والتي تشكل عاملاً أساسيا في التعامل مع الإنترنت.
إن استخدام الإنترنت في التسويق لا يمنحك حق تجاهل القواعد المتبعة، فقد تتعرض بذلك لرسائل التوبيخ، وهى ردود مباشرة على رسائل البريد الإليكتروني التي تنتهك هذه القواعد.
لا تنطبق هذه القواعد فقط على البريد الإليكتروني ولكنها تنطبق على خدمات الإنترنت الأخرى القائمة على النصوص (مثل قوائم البريد الآلية والمجموعات الإخبارية)، وعلى النصوص المستخدمة في مواقع الويب. قد يشكل الالتزام بمثل هذه القواعد بعض الصعوبة في البداية.
وعليك إتباع الإرشادات التالية للالتزام بهذه القواعد بصورة مبدئية وسوف تجد أنها ذات أهمية في التسويق الفعال عبر الإنترنت:

1- الالتزام بالإيجاز:

من الأسهل قراءة رسالة موجزة ذات فقرات قصيرة عن قراءة بحث طويل من خلال البريد الإليكتروني، كما أن الغرض من الرسالة يتحقق بصورة أفضل عند استخدام فقرات قصيرة.

2- تجنب الأحرف الكبيرة:

إن كتابة جميع حروف الكلمات بأحرف كبيرة (في حالة الكتابة بالإنجليزية) تكشف عن أنك عديم الخبرة في استخدام الإنترنت. فمتلقي الرسالة لا يترجم ذلك على أنه وسيلة لجذب الانتباه إلى عرض خاص، ولكنه يرى أنك تحاول فرض آرائك.

3- تجنب العلامات الإيحائية:

ينبغي على العاملين بالتسويق تجنب استخدام العلامات الإيحائية (الرموز والإشارات)، فغالباً ما تستخدم هذه العلامات بصورة مبالغ فيها وغالباً ما تترك انطباعاً سيئاً في مجال العمل، من الأفضل أن تعبر عما تريد في كلمات.

4- التزم بالحرص عند استخدام الاختصارات:

حاول أن تكون على علم بالاختصارات المستخدمة في رسائل البريد الإليكتروني، ومنها IMHO وهي اختصار (In MY Humble Opinion) و (BTW (By The Way و(LOL (Laughing Out Loud و(ROTFL (Rolling On The Floor,Laughing. اعرف هذه الاختصارات جيداً (حتى تدرك معناها إذا رأيتها في إحدى الرسائل التي تتسلمها) ولكن استخدمها فقط إذا شعرت أنه سيكون لها تأثير إيجابي على مستقبل الرسالة.

قواعد التسويق من خلال البريد الإليكتروني:

إن الغرض الأساسي للالتزام بقواعد كتابة رسائل البريد الإليكتروني هو تجنب استياء الآخرين، فينبغي عليك وعلى العاملين معك الحرص على كتابة رسالة إليكترونية تنقل أفكارك بصورة جيدة، مع الالتزام بمبادئ كتابة رسائل البريد الإليكتروني.
يمكنك اتخاذ إجراءات وقائية لضمان استمرار البريد الإليكتروني للشركة كأداة تسويقية فعالة، ويتم الالتزام بهذه الإجراءات في حالة الرد على استفسار متضمن في رسالة وصلت إلى الشركة أو توجيه رسالة إلى مجموعة كبيرة من الأفراد. من الأفضل توزيع قائمة بالإرشادات المتعلقة بكتابة رسائل البريد الإليكتروني على المسئولين عن ذلك من مجموعات العمل العاملة معك.
وسوف نعرض لك في هذا الجزء ثلاث طرق تشكل أساساً لتحديد قائمة الإرشادات الخاصة بشركتك.

1- الإيجاز:

الإيجاز مطلوب في كتابة الرسائل

نظراً لما يتسم به البريد الإليكتروني من سرعة وسهولة في الكتابة، فإن الكثيرين يستطردون في سرد المعلومات ويتجاهلون الهجاء السليم والقواعد النحوية والالتزام بحالة الأحرف (في حالة اللغة الإنجليزية). تجنب رسائل البريد الإليكتروني التي تنقل صورة غير ملائمة عنك وعن شركتك، رغم أن الأسلوب الرسمي غير مطلوب في رسائل البريد الإليكتروني، فكذلك لا ينبغي استخدام أسلوب عامي خاصة أن عدداً كبيراً من برامج البريد الإليكتروني ومنها مكون Messenger في Netscape Communicator يحتوي على أدوات تدقيق إملائي.
إذا كنت ترغب في الكتابة بأسلوب جيد، فاستعن بالصيغ المعتادة لرسائل العمل، فهي تتسم عادة بأسلوب شخصي غير مبتذل وبالاختصار وتوصيل غرض الرسالة بصورة دقيقة.

2- التزم باللياقة:

عادة يتم تسجيل عنوان الشركة ( اسم النطاق) في رسائل البريد الإليكتروني المرسلة منها.
فإذا كنت ستبعث رسالتك إلى شخص لا تتوافر لدية معلومات كافية عن شركتك، فانتبه إلى أن الانطباع الأول الذي سيتخذه عنك وعن شركتك يتشكل من خلال رسالتك هذه، لا تجعل أي مشاعر سلبية لديك تنعكس على رسالتك إلى الموردين أو العملاء أو شركاء العمل.

3- لا تخش في انتشار رسالتك:

بخلاف الرسائل العادية، يسهل انتقال رسالة البريد الإليكتروني من شخص لآخر، ففي البريد الإليكتروني، تنتقل مختلف الرسائل إلى مختلف الأشخاص، بل قد تنتقل رسالتك التي تعبر فيها عن رأيك الشخصي في مديرك في العمل إلى المدير نفسه. وتستمر الرسالة في الانتقال من شخص لآخر على فترات طويلة، بل أن البعض من محبي الفكاهة ينشئ مواقع على الويب خاصة برسائل البريد الإليكتروني يحتفظ فيها بنماذج لما يحدث في هذه الرسائل من أخطاء أو سوء فهم ليطلع عليها جميع المستخدمين في مختلف الفترات الزمنية.
ضع في اعتبارك عند كتابة الرسالة أنها قد تصل إلى مختلف الأشخاص، فلا تجعل مضمونها ينطوي على إيذاء لأي شخص. أو قم بتضمين كلمة "خاص" أو عبارة "رجاء عدم نقل الرسالة" داخلها، ولكن ليس هناك ما يضمن لك التزام مستلم الرسالة بتنفيذ رغبتك إلا إذا كنت تثق فيه جيداً.

ملف Sig :

قم بالتوقيع في نهاية رسالة البريد الإليكتروني، كما هو الحال في الرسائل العادية، ويؤدي البريد الإليكتروني هذه العملية بصورة آلية من خلال ملف Sig(اختصار Signature)، الذي يشكل أداة تسويقية فعالة.
ويتكون ملف Sig (ملف التوقيع) من بضعة أسطر نصية تظهر بصورة تلقائية في نهاية كل رسالة بريد إليكتروني أو في رسائل قوائم البريد الإليكتروني الآلية أو المجموعات الإخبارية التي تقوم بإنشائها.
إن استخدام ملفات Sig ليس أمراً إلزامياً، ولكنها وسيلة قوية لتذكر بك وبنشاط شركتك.
وتتراوح محتويات هذه الملفات من الاقتباسات الشهيرة إلى التعليقات الساخرة. إن أفضل وسيلة للتسويق من خلال ملف Sig هو توفير المعلومات، سواء أكانت معلومات متعلقة بك أو بعملك أم بكيفية الاتصال بك.
لا تستهن بتأثير ملف Sig لأنه مجرد نص بسيط يوضع في نهاية رسالة البريد الإليكتروني؛ فهذا النص البسيط يتكرر في كل رسالة بريد إليكتروني ترسلها أو يرسلها أي فرد من شركتك إلى آخرين.
يوفر هذا الملف معلومات للاتصال بصاحبه ويعرض معلومات عن النشاط الذي تعمل به بالإضافة إلى معلومات عن شركتك، كما أنه يعد مصدراً ثابتاً للمعلومات في جميع الاتصالات التي تجريها، ويمكن القول بأنه أرخص وأيسر وسيلة لعرض معلومات تسويقية مناسبة بشكل جيد.

فعلى سبيل المثال:

إذا كنت تدير مكتبة لبيع كتب الخيال العلمي، فإن ملف Sig التالي يعد أفضل نموذج للاستخدام:

Jules Verne
Where No Reader Has Gone Before Books (Seattle,WA)
The biggest science fiction bookstore in the universe.
www.wherenoreaderhesgone.com 206-555-5555

فيما يلي العناصر الأساسية المكونة لملف Sig الجيد:

Your name, Your title
Your company name
Your company tag line, slogan, or description
Your Phone number "s"
Your Web URL

لا يشترط أن تشتمل ملفات Sig على عنوان بريدك الإليكتروني، فالمرسل إليه يحصل على عنوانك بمجرد استلام رسالتك، ولكن في حالة استخدام برنامج رد تلقائي ( يطلق عليه اسم mailbot) أو استخدام ملف Sig في الرسائل التي يبعثها لك الآخرون، ينبغي تضمين عنوان بريدك الإليكتروني في ملف Sig.
ولملفات التوقيع وظيفة أخرى مهمة، فهي تنسب كل ما ورد في الرسالة من آراء وأفكار إلى صاحبها، وتتضح أهمية ذلك في حالة إرسال رسائل شخصية أو رسائل إلى مجموعات إخبارية أو قوائم البريد الإليكتروني من نطاق الشركة، حيث لا يحدد عنوان الشخص المرسل. العبارة الشائع استخدامها في هذه الحالة هي "Any opinions expressed are my own and not that of my employer" ومعناها "الآراء المذكورة في الرسالة هي آراء خاصة بي وليست صادرة عن صاحب العمل"، قد تبعث هذه الرسالة على الملل ولكنها تؤدي الغرض منها، قد تجد تعليقات أخرى أكثر تشويقاً".
من السهل إنشاء ملف Sig لجزء Microsoft Outlook Express من Microsoft Internet Explorer و Netscape Communicator وبرامج البريد الإليكتروني المستقلة (مثل برنامج Eudora الصادر عن شركةQualcomm) وبرامج قراءة الأخبار (مثل برنامج قراءة الأخبار في برنامج Microsoft Outlook) بل وبرامج America Online (لقد كان إصدار 5.0 أول إصدار يدعم ملفات Sig، الذي تطلق عليها AOL اسم Signatures).
وتشرح الأجزاء التالية كيفية إنشاء ملفات Sig لأكثر ثلاثة برامج تصفح شهرة:
Microsoft Outlook Express الذي هو جزء من 5.0 Microsoft Internet Explorer وبرنامج البريد الإليكتروني في 4.73 Netscape Communicator و 5.0 America Online ، وتتشابه الخطوات المذكورة في هذا الجزء مع الخطوات المتبعة لإنشاء ملفات Sig لبرامج أخرى ليست مدرجة هنا.

1- إنشاء ملف توقيع في Microsoft Outlook Express 5:

اتبع الخطوات التالية في Microsoft Outlook Express 5 لإنشاء ملف Sig لجميع رسائل بريدك الإليكتروني:

1. قم بتشغيل Outlook Express
2. يتم اختيار Optionsمن قائمة Tools يظهر مربع حوار Options ويتم تحديد علامة تبويب General.
3. قم بالنقر فوق علامة تبويب Signatures. يظهر مربع حوار Signatures.
4. قم بالنقر فوق زر New. تظهر كلمة Signature#1 في حقل Signatures ويتم تمييزها.
5. يمكنك في حقل Edit Signature أن تكتب توقيعك في حقل Text الخالي بأعلى أو أن تختار File وتحدد ملف توقيع نصي فقط قمت بإنشائه بالفعل.
   سوف نستخدم خيار Text في هذا المثال.
6. اكتب توقيعك في حقل Text ثم انقر فوق زر الاختيار الواقع إلى يسار كلمة Text. قد يكون الزر محدداً بالفعل.
7. قم بالنقر فوق مربع الاختيار الواقع إلى يسار الكلمات فوق حقل Signature. قم بإضافة توقيعات إلى جميع الرسائل التي تبعثها.
8. قم بالنقر فوق زر OK في مربع حوار . Signatures

يغلق بذلك مربع حوار Signature.

• بذلك يتم إلحاق التوقيع الذي قمت تواً بإنشائه بأية رسائل بريد إليكتروني تكتبها في Outlook Express بصورة تلقائية، تتشابه الخطوات السابقة مع تلك المتبعة في إنشاء ملف توقيع لرسائل المجموعات الإخبارية.

2- إنشاء ملف توقيع في 4.73 Netscape Communicator:

تتطلب خطوات إنشاء ملف توقيع في 4.73 Netscape Communicator إنشاء الملف أولاً ثم تحديد الموضع الذي يوجد فيه لبرنامج Communicator.

اتبع الخطوات التالية لإنشاء الملف:

1. انتقل إلى أي برنامج لمعالجة الكلمات أو النصوص (مثل Windows Notepad أو Macintosh Simple Text).
2. قم بإنشاء مستند جديد.
3. اكتب نص التوقيع بالكيفية التي ترغب في ظهوره بها، مع إدراج علامات رجوع.
4. احتفظ بالملف باسم "sigfile" (أو أي اسم آخر) في تنسيق نصي. تذكر اسم الدليل الذي حفظت فيه الملف.
5. قم بتشغيل Netscape Navigator .
6. قم باختيار preferences من قائمة Edit.
   يظهر مربع حوار preferences بقائمة من الخيارات على الجانب الأيسر.
7. قم بالنقر فوق علامة الجمع ( في نظام تشغيل Windows) أو السهم (في نظام تشغيل Macintosh) إلى جوار Mail & Group على الجانب الأيسر من مربع الحوار.
   تظهر خيارات إضافية أسفل Mail & Groups.
8. قم بالنقر فوق "Identity" عند ظهورها أسفل Mail & Groups.
   يتغير الجانب الأيمن من مربع الحوار ليعرض تفضيلات Identity.
9. قم بالنقر فوق زر Choose إلى يمين حقل Signature File.
10. تصفح خلال القرص الصلب حتى تجد الملف الذي قمت بإنشائه وأطلقت عليه اسم "sigfile" في الخطوة الرابعة (والذي ينبغي أن يظهر على أنه " "sigfile.text.)
11. قم بالنقر فوق " "sigfile.textلتحديده. يظهر جزء Identity من مربع حوار preferences مرة أخرى ليشير إلى مسار الملف الذي اخترته كملف التوقيع.
12. قم بالنقر فوق زر OK .

يختفي مربع حوار preferences.

• بذلك يظهر توقيعك بصورة تلقائية في أسفل الرسالة في كل مرة تقوم فيها بإنشاء رسالة بريد إليكتروني جديدة أو رسالة خاصة بمجموعة إخبارية باستخدام 4.73 Netscape Communicator وتفصله عن الرسالة مجموعة من الشرط.

3- إنشاء ملف توقيع في 5.0: America Online

إذا كنت لا تعتمد على America Online عند كتابة رسائل تتعلق بالعمل، فإن استخدام ملف sig مناسب لجميع الرسائل الشخصية التي ترسلها من خلال AOL قد يقدم دفعة جيدة إلى عملك (كما أن بعض الشركات الصغرى تعتمد على AOL للرسائل الخاصة بالعمل):

1. قم بتشغيل America Online .
2. قم باختيار Set Up Mail Signatures من قائمة Mail Center. يظهر مربع حوار Set Up Signatures
3. قم بالنقر فوق زر Create في أسفل الجانب الأيسر من المربع. يظهر مربع حوار Create Signature .
4. اكتب اسما للتوقيع في حقل Signature Name .
   اختر أي اسم ترغب فيه ، مثل "Business Signature".
5. اكتب التوقيع في حقل Signature. استخدم أي خطوط ترغب فيها وأي أحجام خطوط تريدها، مع الوضع في الاعتبار أن هذه الاختيارات لن تكون مرئية إلا للمشتركين في America Online، أما غيرهم فيرون التوقيع كنص عادي.
6. قم بالنقر فوق زر OK . يظهر مربع حوار Set Up Signatures مرة أخرى. ينبغي أن يتم تمييز اسم التوقيع الذي قمت توا بإنشائه.
7. قم بالنقر فوق زر Default On/Off . تظهر علامة اختيار حمراء اللون إلى يسار اسم التوقيع الذي أنشأته.
8. قم بإغلاق مربع حوار Set Up Signatures بالنقر فوق × في أعلى الركن الأيمن من الإطار.

بذلك يتم إدراج التوقيع الذي قمت تواً بإنشائه في كل رسالة تقوم ببعثها من خلال اشتراك AOL.

رسائل التوبيخ:

عدم الالتزام بالقواعد يعرضك للتوبيخ

يتعرض العاملين في مجال التسويق على الإنترنت لرسائل توبيخ في حالة عدم التزامهم بأحد قواعد البريد الإليكتروني المتعارف عليها. تعد رسائل التوبيخ رسائل عدائية ترسل عادة لهؤلاء الذين يخترقون قواعد رسائل البريد الإليكتروني بصورة واضحة ومكررة ( بعد أن يتم إرسال تنبيه لهم أولاً).
ومن أمثلة خرق القواعد كتابة الرسائل بأحرف كبيرة أو الخروج بها عن موضوع قائمة البريد الإليكتروني الآلية أو المجموعة الإخبارية أو إرسال إعلانات غير مرغوب فيها إلى أكثر من شخص أو كتابة الحرف الأول من الجملة بأحرف صغيرة (عند الكتابة باللغة الإنجليزية).
إذا تسلمت إحدي هذه الرسائل، فإن أفضل شيء تفعله ألا تتخذ رد فعل على الإطلاق حتى لا تؤدي إلى إصدار رسائل توبيخ متكررة تؤثر بشكل سلبي عليك وعلى سمعة شركتك، إذا استجبت إلى هذه الرسائل، فكن محدداً وقم بإبداء استعدادك للتعامل مع أية شكوى لمرسلها أو اكتفي بالاتصال بالشخص تليفونياً بدلا من الاستمرار في التنازع عبر الإنترنت.
يبدأ عادة سيل رسائل التوبيخ نتيجة سوء فهم بسيط لنقطة ما في الرسالة نتيجة عجز النص عن توضيح المعنى الدقيق المراد الذي يتم عادة نقله من خلال تعبيرات الوجه أو نبرات الصوت، يتحول قدر كبير من المناقشات التي تتم عبر الإنترنت جزئياً أو كلياً إلى سلسلة غير منتهية من رسائل التوبيخ المتبادلة.
إن الإرشادات السابقة هي عبارة عن بعض القواعد الأساسية لكتابة رسائل البريد الإليكتروني التي لا يتحقق التسويق الجيد عبر الإنترنت في غيابها. ويمكنك الاستعانة بمصادر أخرى إذا رغبت في معرفة المزيد من العلامات الإيحائية والاختصارات وغيرها من الإرشادات